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    湖南科技学院后勤总公司财务管理制度
    来自:后勤服务公司 时间:2014-05-29 浏览:0字体大小:

    湖南科技学院后勤总公司

     

    第一章  总则

    第一条  高校后勤社会化改革,要求后勤经营服务实体逐步由无偿服务向有偿服务过渡,在做好服务的前提下,逐年减少学校对后勤经费的投入,要求后勤财会部门积极探讨,实施与之相适应的核算模式,即企业经营核算模式。为了加强湖南科技学院后勤服务总公司的财务管理和经济核算,规范财务行为,根据《中华人民共和国会计法》、《高等学校财务制度》等有关法规和《湖南科技学院后勤社会化改革方案》,结合后勤财务的实际情况,特制定湖南科技学院后勤服务总公司财务核算与管理办法。

    第二条  后勤总公司财务室是保障后勤工作有效运行的核算部门,是学校财务处的派出机构,接受财务处的领导及学校审计处的监督,定期向学校财务处及相关学校领导报送月度、季度、年度财务报表。

    第三条  后勤财务管理的基本原则是:贯彻国家有关法律、法规、财务规章制度;正确处理后勤服务与学校的关系,保障为教学、科研和师生生活提供优质的后勤服务;建立健全财务制度,严格执行国家法规中的各项财务开支范围和标准,完善内部经营服务责任制,如实反映后勤财务状况和经营成果。

    第四条  财务管理的基本任务和方法

    1、核算。后勤总公司及其所属公司根据企业核算原则按照部门及服务、经营内容核算收支损益,具体包括后勤预算服务经费及服务支出,各部门经营收入及经营成本。

    2、监督。寓监督于核算,严格内控机制。公司所有的收入和支出的程序都要按公司的规定执行,实行岗位分离,权限控制,保证核算真实、合法、准确、规范。

    2、管理。协助总经理落实各项经费,控制经费计划实施,充分发挥资金最佳效益;协助总经理制定各部门成本考核计划,并负责落实计划的执行;协助总经理制定各部门效益核算计划,并负责落实计划的执行;负责总公司内各项财务管理工作。

     

    第二章  财务管理体制

    第五条  根据改革需要,后勤总公司下设财务室,为学校财务处的派出机构,统管后勤服务总公司财务工作。后勤服务总公司财务实行学校财务统一领导、公司集中管理、业务逐级审批、分部门核算的管理制度。

    第六条  参照《高等学校财务制度》的规定,实行后勤总公司总经理负责制,下属各服务中心或公司实行中心主任或公司经理经营责任制。后勤服务总公司财务实行“一支笔”审批,即由总经理审批,但对大额支出或重大投资实行先集体讨论决定后再由总经理审批。

     

    第三章  收入和支出的管理

    第七条  后勤总公司的收入包括学校拨付的各项服务费及公司的经营收入,所有收入都要开具收入票据,严禁无票收款。所有的收入票据都必须到公司财务票据管理人领取,由票据管理人加盖公司财务发票专用印章,公司财务票据管理人统一管理,并建立发票使用登记簿,严禁使用违规票据。票据管理人对开具的所有收据都要进行销号核对,看是否全部入账,严禁开票不入账,私设“小金库”。

    第八条  支出是后勤服务总公司开展后勤服务及经营活动所发生的资金耗费,它包括后勤服务支出及经营支出,各项支出必须真实、合法,支出凭证必须规范、准确。各部门办理支出事项至少应有两人经手,费用性支出要写明用途,购物及设备要严格办理验收手续,有经办人及验收人,超过一万元的需要有采购合同。超过五万元的设备及物品,要进行统一招标或集体采购。所有支出实行总经理“一支笔”审批制。

     

    第四章 流动资金管理

    第十条 对现金的管理应严格执行国家规定的现金管理制度,库存现金按规定的限额执行。

    第十一条  银行账户只供本公司业务收支结算使用,严禁出借账户给外单位个人使用,严禁对外单位或个人代收代支,转账套现。

    第十二条 银行账户结算票据和印鉴的使用实行分管并用制,不得由一人统一保管使用,印鉴保管人不在时,由其委托他人保管。

    第十三条 向银行存款,取款和办理结算业务,必须使用银行统一规定的票据和结算凭证;从银行购买的各种空白票据和结算凭证要指定专人保管、签发、并按编号使用。

    第十四条 银行账户往来应逐笔登记入账,不准多笔汇总记账,也不准以收抵支记账,及时与银行对账并调整未达账项。

    第十五条  建立资金回笼情况的跟踪制度。对各中心资金回笼情况逐项跟踪,财务对到期的应收资金应及时催收,但各中心应对收不回的资金负责,并要追究当事人责任。对所有的往来款项财务要及时核对,个人往来欠款要及时催收,业务借款业务完成一个星期内要求借款人报账归还,否则从工资中扣还;其他特殊个人借款要注明归还日期及归还方式。

    第十六条  对库存物资应按照实际成本计价,并实行定期盘存制度,定期对帐,低值易耗品实行五五摊销。

     

    第五章  固定资产管理

    第十七条  学校所有的国有固定资产在资产评估登记之后,后勤财务要建立详细账目,严格管理,落实相应的保值目标。

    第十八条  对后勤服务总公司因工作需要调用的固定资产,要严格履行过户手续,落实新的保值责任人的保值目标。

    第十九条  固定资产必须每年年底进行核查盘点和保值结算。公司购入的固定资产,要建立固定资产登记卡,明确保管责任人,转移、报废要由责任人办理转移、报废手续。

     

    第六章  会计核算与会计报表

    第二十条 后勤财务按照国家规定的会计科目和会计报表办理会计事务,遵照《中华人民共和国会计法》《高等学校财务制度》、《企业会计准则》和《企业财务通则》等法律法规进行会计核算,通过会计凭证、会计账薄、内部审计、财产清查等及时提供合法、真实准确、完整的会计信息。

    第二十一条  会计核算以实际发生的经济业务为依据,按照规定的会计处理方法进行,保证会计指标的口径一致,相互可比和会计处理方法的前后一致。

    第二十二条  会计年度自公历一月一日至十二月三十一日止。会计核算人民币为记账本位币。

    第二十三条 记账方法采用借贷记账法,记账原则采用权责发生制。

      第二十四条  会计凭证,会计账薄,报表和其他会计资料的内容和要求必须符合国家统一会计制度的规定,不得伪造、变更会计凭证、账薄,不得设置账外账,不得报送虚假会计报表。

    第二十五条  必须妥善保管会计凭证、会计账薄,会计报表和会计资料,实行会计电算化的有关财务磁盘数据等应当作会计档案进行管理。

     

    第七章  成本核算及会计分析

    成本核算及会计分析是后勤经营服务实体在经营服务过程中的各项耗费,按一定程序,标准和方法加以归集和分配,以求得计算的总成本及单位成本。并对经营成果进行分析和评价。

    第二十七条  成本核算的基础工作。

    1、建立健全原始记录工作及传递程序。

    2、制定各项先进合理的消耗定额。

    3、建立必要的计量、验收、领发、盘存制度。

    4、建立成本、费用管理规章制度。

    第二十八条  成本费用的划分及范围

    1、总公司所属企业在生产经营活动中实际发生与生产经营活动有关的支出,分为成本、费用。成本可分为直接成本和间接成本,直接成本直接记入项目成本,间接成本先归集后,按一定标准分配记入各相关成本项目。

    2、总公司所属企业的生产经营部门应根据发展规划,现有技术条件,生产能力编制年度生产经营计划,在生产经营活动中应加强成本费用的管理和控制,实行成本责任制,作为与效益挂钩的依据。

    3、总公司内企业一次性支付分期待摊的费用,按照费用项目的收益期限确定摊销数额,期限一般不得超过一年。待摊费用提取的余额应在年终冲销成本费用。

    4、业务招待费应在规定的限额内据实列入管理费用,此项费用各部门在业务活动使用时应严格控制,定期公布并接受员工监督。

    5、总公司在生产经营活动中的成本费用包括:实际消耗的各种原材料,固定资产折旧、低值易耗品和无形资产摊销、工资、福利和管理费等。

    第二十九条  财务会计分析

    1、通过会计分析使会计资料提供的财务信息更加充实、完整,使决策者能够掌握企业财务状况运行是否良好,研究经营成功的原因,分析经营偏离的差异,找出那些还有潜力及堵漏措施,强化经营责任,提高经济效益。

    2、财务会计分析应包括:企业劳动能力,企业偿债能力,企业盈利能力,计划与实际及上期比,分析经营的增减情况。

    3、收集和整理分析资料,选择适当的方法进行分析,作出分析结论,并写出书面分析报告。

     

    第八章 附则

    第三十条  后勤服务总公司财务室和财务人员,必须遵守国家有关法律、法规,严格依照本制度办理财会事务。进行会计核算,实行会计监督。

    第三十一条  后勤服务总公司各级领导必须保证财会人员的职权不受侵犯,对忠于职守并做出显著成绩的财会人员给予精神奖励和物质奖励,对于在财务管理和会计核算中严重违反有关法规的财会人员应及时进行处理和撤换。

    第三十二条  财会人员需持有会计证或会计师以上资格证,经学校财务考核确认可靠并下达聘任书后方可上岗。

    第三十三条  本办法的解释和修改权归总公司财务。

    第三十四条  本办法自200371日起执行,200871日修订。

     

     

    备用金管理制度

    1、借用备用金是为了方便有采购和其他正常业务的部门人员。

    2、需借支备用金者,应由所在部门提出申请,填写暂付款凭证经总经理批准,到财务部领取。每次业务必须要在当次业务结束后一个星期内报账,不准逾期不报,严禁跨年不报账。

    3、备用金只能用于所申请的业务,不得挪作他用。

    4、备用金一般在年初借入,年末结账前结清。

    5、财务室有权对各部门备用金的使用情况随时进行抽查,发现未按规定使用者,财务室有权停止其备用金的借支。

    6 备用金的借支额度根据借款者的经常性要求,由财务室核定。

    7、备用金一般不超过1000元,如确因工作需要增加额度,须经总经理审批。

    85000元以上的开支,一般应通过银行结算。

    报销、领款管理制度

    1、每一笔经济业务,必须取得合法的原始凭证,须有2人或2人以上经办人签字方能报销,费用性开支要写明支出用途,购买货物要有验收证明,一万元以上的物品采购要有采购合同,五万元以上物品采购要实行招标或集体采购。

    2、财务室审核人员要熟悉有关财务制度,严格把关,每一笔业务,必须符合有关财务制度,手续齐全方可付款。

    3、工资由财务室每月定时组织发放。加班费、劳务费等,由各部门自己制单造册,经总经理签字后,到财务室领取。

    4、临时工工资,各部门必须根据所签聘用合同,将工资额度上报财务室,由财务室造册,每月5日按时发放。

    5、特殊情况的奖励和其他业务支出,需经总经理批准后方可开支。

     

    差旅费审核制度

    1、因公出差必须事先填写申请书,报经后勤服务总公司领导批准,方能办理借款手续。

    2、出差借支的备用金,应由财务部门根据实际需要进行核定。

    3、出差归来后,必须在一星期内办理结算手续,否则从其当月工资中扣取。

    4、财务人员应按照国家和学校及总公司规定的有关出差标准,进行严格审核,对于超标准部分,一律拒付。

     

    暂付款管理制度

    1、暂付款是指各类暂付、应收和预付的款项,主要是由于职工出差、货款、工程款项预付以及因工作需要不便及时结账而支出的款项。

    2、暂付款必须遵循下列原则:

    1)预付给外单位的各种工程款、设备款、材料款等必须按照签订的合同或协议支付。

    2)预付给个人和各种差旅费,必须持有关出差的文件或通知,借款额必须严格控制在经费包干的范围内。

    3)财务部门的各种暂付款,必须实行专款专用,不得挪作他用,更不得用于个人借款。

    4)各种预付款由所在部门提出申请,经总经理同意后,由财务部门审核并办理暂付手续。

    3、  暂付款须遵循下列报销时间:

    1)旅费在回校一周之内结算。

    2)采购材料及物品以发票开出之日算起,一般在10天之内结算。

    3)合同订货的,以合同规定的到货之日计算,3日内办理验收手续。

      4、计划部门每月清理一次暂付款项,及时发出催款通知,经财务室催款无正当理由仍不结算者,财务室报请总经理,采取下列措施:

    1)停止对该部门借款,要求部门协助催款报帐。

    2)经二次催款有不结帐,财务室扣发借款人的工资。

    3)离校时欠款不清的,将报请有关部门不予办理离校手续。

     

    票据管理制度

    第一条  为加强公司收入票据的管理,规范收费行为,维护公司经济秩序,根据《中华人民共和国发票管理办法》和《湖南科技学院后勤总公司财务管理制度》等文件精神,特制定本办法。

    第二条  收入票据是收入行为的合法凭证,公司所用收入票据由公司财务统一组织购买和管理,公司所有的收款必须使用公司统一购制的票据。公司任何单位和个人不得自行印制和出售票据。

    第三条                 公司目前所用票据种类及使用范围

       (一)“其他收入票”适用于收取上缴、划转、赞助、捐赠、集资、赔偿以及会务费、资料费等收入,特批收取学校的物业管理费、餐费、医药费等拨款。

       (二)“医药门诊发票”适用于医保中心门诊收费使用。

       (三)“住宿发票”适用于桂苑酒店收取学校之外来客的住宿收入。

       (四)“餐饮发票”适用于桂苑酒店收取学校之外来客的餐饮收入。

       (五)“服务发票”适用于山花旅行社及驾校收取旅游服务及培训收入。

       (六)“租赁发票”适用于收取门面租金收入。

       (七)“往来收款收据”适用于收取往来款及押金时使用。

       (八)“货物销售发票”适用于纯净水厂收取销售收入。

    第四条  公司财务设专人管理各类收入票据,购置及自制票据要经过公司财务负责人签字,并认真登记票据购置和发放缴销记录。

    第五条                 票据的领用、填写

    (一)部门领用票据,首先填写一式两联的“票据领用申请表”,经公司财务负责人审核签字后,方可领用收入票据;一联票据领用申请表管理人员留存,在票据缴回核销时核对;另一联领用人留存,并据以办理票据盖章和缴款手续。票据领用单位对领用的票据要指定专人管理,妥善保管。

    (二)收入票据一次限领一本,第二次领用票据应缴回第一次领用票据;量大、集中的收费,按预计数领用票据,按票据顺序号使用,集中收费结束后,未使用的票据应及时缴回;已使用票据办理完缴款手续,缴回票据,办理票据核销手续。

    (三)收入票据必须按规定用途使用,不得转让、转借。

    (四)收入票据应按编号顺序填开,不得拆本使用,填写内容要真实完整,字迹清楚,印章齐全,多联的票据应一次复写,各联内容完全一致;严禁乱开发票。违规乱开发票者,一经查实,按《中华人民共和国票据管理办法》处理,情节严重的,移交司法机关处理。

    (五)若票据填写错误,不得涂改、挖补和撕毁,应将整份票据全部保存,票据核销时加盖“作废”戳记,并保留原处。

    第六条                 票据的核销

    (一)收入票据使用完毕或不再使用,应及时将收取款项交到财务,票据封面内容填写完整并由财务出纳人员加盖“收讫”专用章并签章后,方可到票据管理员办理票据缴回和核销手续。

    (二)财务经办人员在核销票据时,要认真检查票据的使用范围和标准是否符合规定,开具的票据是否规范,存根内容是否与封面填写一致,票据存根号码是否连续、有无缺号等。

    (三)因保管不慎致使票据遗失,应及时挂失。重要票据遗失,应在媒体上进行公告,造成重大经济损失的由公司给予相应处罚。

    第七条 票据管理人应按照税务部门的规定上缴或存放和保管票据,不得私自销毁;已开具的票据存根和票据领用登记簿,列入会计档案保管。

    第八条  本办法由公司财务负责解释。

    第九条  本办法自公布之日起施行。

     

    经费管理制度

    1、总公司财务室应及时代表乙方向学校收取各项服务经费。

    2、平时的往来款项和转账业务,应做到当月发生,当月结算,对于一些经常发生代收性质的款项,可在年末结账时结算。

    3、财务室会同各部门负责人认真、科学地做好年度预算,严格按预算执行,无特殊原因不准突破。

    4、财务室应严格控制各部门经费的使用范围,不允许随意扩大费用开支标准。

    5、财务室要向各部门或各中心责任人及时通报预算执行情况。

     

    会计档案管理制度

    第一条  为加强会计管理,特制定本管理办法。

    第二条  企业的会计档案包括:会计凭证、会计账簿、会计报告、查账报告、验资报告、财务会计制度以及与经营管理和投资者权益有关的其他重要文件,如合同、章程、董事会议等各种会计资料。

    第三条  会计档案的保存

    财务部应有专人负责保存会计档案,定期将财务部归档的会计资料按类别、按顺序立卷登记有效。

    会计档案的保管期为永久保存和定期保存两类,具体类别和保管年限详见附表。

    会计档案保管需要销毁时,由会计档案管理人员提出毁销意见,经部门经理审查,总经理批准,报上有关部门批准后执行。由会计档案管理人员编制会计档案销毁清册,销毁时应由审计部和财务部有关人员共同参加,并在销毁单上签或盖章。

    第四条  会计档案的借用

    财务人员因工作需要查阅会计档案时,必须按规定顺序,及时归还原处,若要查阅入库档案,必须办理有关借用手续。

    集团内各单位若因公需要查阅会计档案时,必须经本单位领导批准证明,经财务经理同意,方能由档案管理人员接待查阅。

    外单位人员因公需要查阅会计档案时,应持有单位介绍信,财务经理同意后,方能由管理人员接待查阅,并由档案管理人员详细登记查阅会计档案人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。

    会计档案一般不得出室外,如有特殊情况,需带出室外复制时,必须经财务部经理批准,并限期归还。

    第五条  由于会计人员的变动或会计机构的改变等,会计档案需要转交时,须办理转交手续,并由监交人、移交人、接收人签字可盖章。

    第六条  本办法适用于整个后勤服务总公司。

    第七条  会计档案保管期限。

       

    保管期限

    一、会计凭证类

    1、原始凭证、记账凭证

    其中:涉及外来和对私改造的会计凭证

    2、银行存款余额调节表

    二、会计账薄类

    1、日记账15

    其中:现金和银行存款日记账

    2、明细账、总账、辅助账

    3、涉及外来对私改造的会计账薄

    三、会计报表类

    1、主要财务指标快报

    2、月、季度会计报表

    3、年度会计报表

    四、其他类

    1、会计档案保管消册及销毁清册

    2、财成本计划

    3、主要财务会计文件、合同、协议

    15

    永久

    3

     

    15

    11

    25

    15

    永久

     

    3

    15

    永久

     

    25

    3

    永久

    会计人员交接制度

    1、会计人员工作调动,岗位转换或因故离职,必须与接替人员交接手续,没有办理交接手续的人员不得离开原工作岗位。

    2、接替人员应认真接管,并继续完成接过来的未了事项,交接后如发现原经管人的会计业务有违反财务制度等问题,仍由原会计人员负责。

    3、会计人员办理移交前,必须做好以下工作:

    (1)       整理好应移交的各项材料,未了事项应写出书面材料和说明。

    2)编制移交清册,写明应移交的凭证、账表、公章、现金、支票、资料,及他财物的内容、数量、金额等。

    (3)       会计人员办理交接时,必须由会计主管人员负责监交,三方应在交接清册上签字。

    4)签字后的交接清册,与当月的会计报表一起装订、保管。

    费用报销制度

    (一)交通费

    1、市内出差乘坐公共汽车,急事、无公交线路,携带重物、巨款的可乘坐出租汽车。

    2、外埠出差乘坐卧铺火车。急事需乘坐飞机,需事先征得总经理批准。

    3、出差补贴分途中伙食、伙食补贴、住宿费三项,各地可根据本地实际情况制定相应标准。

    (二)加班、值班费

    根据劳动法有关规定支付

    (三)通讯费

        参照学院相应规定执行。

     

    财务报账规定

    第一条  为进一步加强公司财务管理,严格控制支出,提高资金使用效率,加强会计监督,根据《中华人民共和国会计法》、《票据管理办法》、《会计基础工作规范》、《现金管理条例》、《高等学校会计制度》等规定,结合公司实际,制定本规定。

    第二条   报销各项费用必须提供真实、合法、有效的原始凭证。

    第三条   从外单位取得的原始凭证,必须具有财政部门或税务部门加盖的监制章,盖有填有制单位的财务专用章或发票专用章;从个人取得的原始凭证,必须有填制人员的签名或盖章。自制的原始凭证,如借款单、差旅费报销单等,必须有经办人、单位负责人或其书面委托人签名。单位内部使用的收据不能作为报销凭证。差旅费报销使用“差旅费报销单”,补助及有关费用填写齐全,有关单据附后,按规定程序签字后,方能办理报销手续。

    第四条  对于面积较小不易单独装订保管的原始凭证(如医药发票 、过桥费、小张的定额餐费票和车船等),须按经济业务的内容,分门别类的按阶梯状粘贴(不能装订)在原始凭证粘贴单上(为了方便领导审批,其他的同类大张发票也可以粘贴在一张或几张粘贴单上,但须写明票据的张数和总金额),粘贴的票据不能超出粘贴纸张的范围。

    第五条  各类原始凭证,合同必须用原件报销,复印件不得作为报销凭证。

    第六条                      原始凭证必须具备以下内容:

    (一)        凭证的名称;

    (二)        填制凭证的日期;

    (三)        填制凭证单位名称或者填制人姓名;

    (四)        经办人员的签名或者盖章;

    (五)        接受凭证单位或个人名称;

    (六)        经济业务的内容;

    (七)        数量、单价和金额。

    第七条  原始凭证必须按规定填写,做到字迹清晰,书写规范,原始凭证的金额不得涂改,大小写金额要相符,若有其它项目更改要加盖出票单位的公章。

    第八条    一式几联的原始凭证,必须用双面复写纸(发票和收据本身具备复写纸功能的除外)套写,应当注明各联的用途。且只能以一联作为报销凭证。

    第九条  属购买实物的原始凭证,要载明品名,不得笼统以商品、实物的种类(如食品、办公用品、文具等)称之,要写明规格、型号、数量、单价和金额,如果商品、实物品种较多,原始凭证中填写不下的,可由供货单位出具购物清单(要求同上),并加盖公章,清单的总金额必须与发票金额相符。凡有电脑打印购物清单的商店所开出的发票,必须附上电脑打印的购物清单。属费用结算的,其票据和结算单等附件要清晰反映结算内容及计算依据。

    第十条  从外单位取得的原始凭证如有遗失,必须到出票单位复印原收据(发票)存根或记账联,并加盖出票单位的财务专用章由经办人签字说明、经费负责人及财务审批后,方能作为报销的依据。遗失车船和飞机票,须说明遗失的原因,提供必要的证明(如住宿费收据、会议报到通知、一同出差人员的票据等),经财务负责人批准后方可报销。

    第十一条  经上级有关部门批准的经济业务,应当将批准文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的,应当在凭证上附上该文的复印件。

      第十二条   邮奇费发票报销需有相关附件支撑。

    第十三条   各种报销票据,应在当年1225日年终结账前报销完毕,因特殊原因末办理报销手续的,可延长到新年度的630日,对于开出时间较长,特别是开出时间距报销时间达一年以上的发票原则上不予报销,学院另有规定的除外。

    第十四条  购买实物办理报销手续时,必须有验收证明。专用材料和固定资产必须办理入库手续,持发票、入库单、购货合同,按规定程序签字后办理报销手续。行政处室报账至少要有三个人签字,即经手人、确认人、审批人,不需要入库的实物,除按报销手续签字外,还必须有验收单或使用证明人签字说明。

     第十五条  建筑、安装、维修工程项办理结算报销时,需提供永州市税务部门开具的建筑安装税务发票、工程决算审计报告、验收证明和施工合同等,按规定程序签字后报销。

    第十六条  按国家现金管理的规定,除对职工个人发放工资、奖金、津贴、福利费、各种社会保障和社会救济、差旅费、学生奖励、困难补助,向农民购买农副产品以及在结算起点(1000元)以下的可以使用现金外,其它都应办理转账结算的业务,不得使用现金结算。

          第十七条   按现金使用范围规定,需要支付现金在10000元以上的应前一天1700以前,通知财务,以便备足现金。

          第十八条  所有财务单据的签字一律使用黑色签字笔。签名、签字一律不能签在凭证左上便于凭证装订时不被遮盖。

          第十九条  每年1225日前必须完成所有借款报销和还款手续(培训和住院费除外),以便保证财务决算的正常运行。

    第二十条  本规定由财务室负责解释。

    第二十一条 本规定自公布之日起执行,以前有关条例与本规定相抵触的,按本规定执行。

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